Reorganisation! Nur was für gelangweilte Manager oder doch für erfolgshungrige Unternehmen?

Ein Leitfaden für erfolgreiche Reorganisationstechniken

Die einzige Konstante im Geschäftsleben ist der Wandel: Von Zeit zu Zeit stehen Organisationen vor der Herausforderung, Veränderungen anzustoßen. Sei es, um mit dynamischen Märkten, dem Wettbewerbsumfeld, neuen Technologien oder aktuellen Kundenbedürfnissen Schritt halten zu können – um nicht über kurz oder lang abgehängt zu werden, ist Anpassungsfähigkeit gefragt.

Bevor Sie sich jedoch kopfüber in eine Reorganisation stürzen, laden wir Sie ein, gemeinsam mit uns die wesentlichen Aspekte zu betrachten, die dabei zu berücksichtigen sind. Denn: Eine Reorganisation ist kein Allheilmittel, sondern erfordert einen strategischen Ansatz, der auf klaren Zielen und einer fundierten Analyse aufbaut.

Unser Leitfaden bietet Ihnen dazu pragmatische Tipps, anschauliche Beispiele und wertvolle Einblicke aus der Praxis, um ineffiziente Abläufe zu eliminieren, Kosten zu senken, und konkurrenzfähig zu bleiben. Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Lesen!

Inhaltsübersicht:

Was ist eine Reorganisation?

Bei einer Reorganisation werden die bestehenden Strukturen, Prozesse oder Ressourcen eines Unternehmens neu organisiert, mit dem Ziel, diese zu verbessern, den notwendigen Kundenanforderungen zu entsprechen und die Organisation fit für die Zukunft zu machen. In der Regel zielt die Reorganisation darauf ab, die Effizienz zu steigern, neue Geschäftsfelder zu erschließen oder das Unternehmen an veränderte Kundenbedürfnisse anzupassen. 

Im Gegensatz zu einer Restrukturierung, die in Unternehmen durchgeführt wird, die in finanzielle Schieflage geraten sind, findet eine Reorganisation auch in wirtschaftlich erfolgreichen Unternehmen statt. Während die Restrukturierung danach strebt, die finanzielle Gesundheit wiederherzustellen, verfolgt die Reorganisation, eine bestehende Situation zu verändern, zu optimieren und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Was ist ein Reorganisationsprozess?

Im Reorganisationsprozess erfolgt die Umsetzung der Reorganisation in verschiedenen Phasen und mit konkreten Maßnahmen, um das ausgerufene Ziel der Reorganisation zu erreichen.

Eine Reorganisation bezeichnet die geplante Änderung bestehender Unternehmensressourcen, -prozessen oder -strukturen, um das Unternehmen effizienter zu machen, sich an neue Marktbedingungen anzupassen und strategische Ziele zu erreichen.

Was sind die Ziele einer Reorganisation?

Um den Erfolg einer Reorganisation auch im Nachgang bewerten zu können, müssen im Vorfeld klare Ziele definiert werden. Das konkrete Ziel wird vor Beginn einer Reorganisation definiert.

Ziele einer Reorganisation sind u. a.:

Fallbeispiele: Neue Touchpoints für Kunden erschließen, die Implementierung von Chatfunktionen zur Verbesserung des Kundenservices, das Outsourcing von Teilen des Kundenservices, die Optimierung der Organisationsstruktur, um die Effizienz und Effektivität bestimmter Unternehmensbereiche zu steigern.

Was ist eine Teil-Reorganisation?

Eine Teil-Reorganisation konzentriert sich auf einen spezifischen Bereich oder eine Abteilung innerhalb der Gesamtorganisation. Dabei werden partiell bestimmte Bereiche, Abteilungen, Rollen oder Funktionen reorganisiert, um dort eine gezielte Umgestaltung zu erreichen.

Bei einer Teil-Reorganisation ist die Definition klarer Ziele für den betreffenden Teilbereich besonders relevant. Dieser Prozess umfasst typischerweise eine IST-Analyse, gefolgt von einer Designphase, um die Auswirkungen der Reorganisation auf die betroffenen Bereiche zu verstehen. Hierbei kann sich herausstellen, dass aus einer Teil-Reorganisation eine umfassendere Reorganisation resultieren muss, insbesondere wenn die Business-Architekturen beim Beginn nicht im Detail bekannt sind. 

Ein einfaches Beispiel für die Herausforderungen, die bei einer Teil-Reorganisation entstehen können

Ein Unternehmen beschließt, ein grünes Kabel durch ein rotes Kabel auszutauschen. Der Kundenservice wird über die Änderung informiert und stellt sicher, dass die Kunden entsprechend informiert werden. Möglicherweise wird dabei versäumt, relevante Stakeholder wie das Marketing einzubeziehen, was zu Kommunikationsproblemen führen kann. Aus diesen Gründen ist bereits in der IST-Analyse und Designphase die volle Tragweite der Reorganisation zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten einbezogen werden und die Auswirkungen einer Teil-Reorganisation auf die Gesamtorganisation betrachtet werden.

Was versteht man unter prozessbezogener Reorganisation?

Prozessbezogene Reorganisationen sind oft Teile einer Gesamtreorganisation und stehen im unmittelbaren Zusammenhang zu den definierten Zielen. Bei einer prozessbezogenen Reorganisation liegt der Fokus in erster Linie auf der systemischen Umgestaltung und Verbesserung betrieblicher Abläufe und Geschäftsprozesse. Hier ist das Ziel, bestimmte Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren.

Ein Beispiel dafür ist die Implementierung eines neuen CRM-Systems, das den Rücksendeprozess für Produkte automatisiert und eine effizientere Bearbeitung von Rücksendeanfragen ermöglicht. Ein weiteres Beispiel ist die Einführung von Künstlicher Intelligenz, um die Kundenzufriedenheit zu steigern. 

Das Ziel ist es jeweils, den Prozess an sich zu betrachten, zu überdenken und zu optimieren, ohne dabei die grundlegende Struktur des Unternehmens zu verändern.

Wer (oder was) löst eine Reorganisation im Unternehmen aus?

Eine Reorganisation kann durch verschiedene Treiber innerhalb des Unternehmens initiiert werden:

Intern getrieben

Ein klassisches Szenario ist, dass der CEO oder die Führungsebene entscheidet, dass eine Veränderung notwendig ist. Die Beweggründe dafür sind vielschichtig: von der Notwendigkeit zur Neuausrichtung, über Anforderungen von Investoren im PE Bereich, bis hin zu Impulsen aus Berichterstattungen, der Fachpresse, von Messen oder anderen Quellen.

Wichtig ist an dieser Stelle, nicht aus einer reinen Euphorie heraus Veränderungen auszulösen, sondern diese mit viel Weitblick zu planen und analytisch korrekt zu bewerten, bevor man in die Umsetzung geht.

Reorganisation Unternehmensverkauf

Private-Equity-Owner getrieben

Unternehmen, die von Private-Equity-Ownern gehalten werden und die sich auf einen Exit vorbereiten, erkennen möglicherweise, dass sie effektiver und produktiver werden müssen, um einen attraktiven Verkaufspreis zu erzielen.

In diesem Fall sollte im Vorfeld eine aussagekräftige Kosten-Nutzen-Rechnung erfolgen und auch der Zeitrahmen benannt werden, um die Vorteile der Reorganisation korrekt bewerten zu können.

Reorganisation-Kundenbedürfnisse

Extern getrieben

Auch externe Faktoren wie negative Kundenbewertungen, fehlende Self-Services oder digitalisierte Dienste, der Wettbewerb, der neue Produkte einführt, oder Feedback aus Mitarbeiterbefragungen, können einen Bedarf an Veränderungen aufzeigen.

An dieser Stelle führt der Drang, wettbewerbsfähig zu bleiben, interne Prozesse zu verbessern oder attraktivere Arbeitsbedingungen anzubieten, um Mitarbeiter zu halten und Fluktuationen zu reduzieren, zum Auslöser einer Reorganisation.

Quick-Tipp: Eile mit Weile!

Eine überstürzte Reorganisation kann mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Nehmen Sie sich die Zeit für eine gründliche Planung und Analyse, damit Veränderungen langfristig erfolgreich sind.

Was sind die Gründe einer Reorganisation? Wann ist eine Reorganisation im Unternehmen notwendig?

Eine Reorganisation kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden. Hier sind personelle Umstrukturierungen, finanzielle Überlegungen, operative Anpassungen und strategische Neuausrichtungen federführend. Meist spielen wirtschaftliche Aspekte und die Effizienz der Organisation eine entscheidende Rolle. Auch die Anpassung an neue Anforderungen, wie etwa die Digitalisierung von Prozessen und Strukturen, sind Gründe für eine Reorganisation oder Teilreorganisation.

Mit Blick auf den Kundenservice kann ein Antrieb lauten, den Kundenservice vom Cost-Center zum Profit-Center entwickeln zu wollen, um zusätzliche Umsätze zu generieren. In der Umsetzung der Reorganisation bedeutet das dann, Up- und Cross-Selling-Strategien zu implementieren, Sales-after-Service-Dienstleistungen anzubieten oder Service-on-demand Leistungen zu verkaufen. Auch eine Erweiterung des Supports oder eine Anpassung der Mitarbeiterzahl könnten Teil der Reorganisation im Kundenservice sein.

Beispiel Cross-Selling-Strategie

Ein Kunde ruft den Kundenservice eines Online-Elektroshops an, um Hilfe bei der Einrichtung seines neuen Druckers zu erhalten. Während des Gesprächs bemerkt der Kundenservicemitarbeiter, dass der Kunde auch Interesse an passenden Druckerpatronen für seinen neuen Drucker haben könnte. Der Mitarbeiter bietet dem Kunden freundlich an, kompatible Druckerpatronen als Ergänzung zu seinem Kauf zu erhalten – und das sogar mit einem Rabatt. Auf diese Weise wird dem Kunden ein weiteres nützliches Produkt angeboten, das zu seinem ursprünglichen Kauf passt. Gleichzeitig wird der Umsatz des Unternehmens erhöht.

Beispiel Service-on-demand im Kundenservice

Ein Softwareunternehmen bietet seinen Kunden neben dem regulären Support zusätzliche Dienstleistungen an, die bei Bedarf aktiviert werden können. Das kann beispielsweise eine Remote-Unterstützung bei der Fehlerbehebung für spezielle Anwendungen sein. Diese Dienstleistungen können Kunden je nach individuellen Anforderungen oder auftretenden Problemen künftig in Anspruch nehmen, ohne langfristige Verpflichtungen eingehen zu müssen.

Wie sieht eine erfolgreiche Reorganisation aus?

In Projekten, die wir begleiten, strukturieren wir die Reorganisation in sieben Schritten:

#1 Definition des Reorganisationsziels

Zu Beginn werden klare Ziele für die Reorganisation definiert. Zum einen, um eine Bewertbarkeit der Reorganisation in der Reflexionsphase durchführen zu können (haben wir das Ziel erreicht?). Zum anderen, damit alle Beteiligten dasselbe Ziel verfolgen können (Stichpunkt: Kommunikation).

#2 IST-Analyse

Es folgt eine gründliche Analyse der aktuellen Situation, um zu verstehen, wo das Unternehmen aktuell steht und welche Schritte unternommen werden müssen, um die Reorganisationsziele zu erreichen. (Wo stehen wir und wo wollen wir hin?)

#3 Designphase

Sind die Ziele festgelegt und ist die Analysephase abgeschlossen, beginnt die Designphase. In dieser werden die benötigten Prozesse, Strukturen und Strategien entwickelt und um- bzw. neugestaltet, um die definierten Ziele zu erreichen.

#4 Use-Case-Prüfung

Durch zielorientierte Use Cases wird im Anschluss überprüft, ob das entworfene Konzept tatsächlich den gewünschten Nutzen bringt und erfolgreich umgesetzt werden kann.

#5 Kommunikation*

Kommunikation ist in jeder Reorganisation unverzichtbar. Ohne Transparenz, viel Aufklären und Mitteilen ist der Weg zum Scheitern vorprogrammiert. Darum raten wir dazu, von Anfang an in eine kontinuierliche und konsequente Kommunikation einzusteigen, um Mitarbeiter und Stakeholder frühzeitig einzubeziehen, Ängste zu reduzieren und Veränderungen überhaupt erst möglich zu machen.

#6 Umsetzung und Go-live

In dieser Phase werden die geplanten Änderungen umgesetzt und in den operativen Betrieb überführt. Hier ist besonders auf einen reibungslosen Übergang zu achten.

#7 Reflexion und Anpassung

Nach Abschluss der Reorganisation erfolgt eine kritische Bewertung der Ergebnisse. Eventuell folgen weitere Anpassungen, um sicherzustellen, dass die neuen Strukturen und Prozesse optimal funktionieren.

Reorganisationsprozess

*Kommunikation in der Reorganisation – Unabdingbares Must-have!

Eine erfolgreiche Reorganisation ist nur dann möglich, wenn die Mitarbeiter, die sie umsetzen sollen, vollständig eingebunden sind. Die Qualität der Reorganisation zeigt sich darin, wie gut es gelingt, die relevanten Mitarbeiter und Stakeholder im gesamten Prozess zu führen und zu unterstützen. Kommunikation ist dabei kein bloßer Aspekt, sondern ein essenzielles Must-have, um Fluktuation, Widerstand und Frustration zu überwinden und die Akzeptanz für den Wandel zu fördern.

Wie lange dauert eine Reorganisation, bis sie abgeschlossen ist?

Die Dauer einer Reorganisation kann sehr unterschiedlich ausfallen und hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Art der Veränderungen und Umsetzungseffizienz ab. Einige Prozesse können Jahre dauern, andere hingegen – wie beispielsweise eine spezifische Teilreorganisation – nur wenige Wochen oder Monate. 

Quick-Tipp: Die Mitarbeiter sind das Herzstück des Unternehmens.

Ihre Unterstützung ist unerlässlich für den Erfolg jeder Veränderung. Vergessen Sie also nicht, sie von Anfang an einzubeziehen und transparent über die geplanten Veränderungen zu informieren sowie Raum für Beteiligung und Feedback zu schaffen. Beantworten Sie alle wichtige Fragen wie „Warum reorganisieren wir?“ „Was kommt auf uns zu?“ „Was bedeutet die Reorganisation für unsere Arbeitsplätze?“

Reorganisation im Unternehmen: Die Checkliste

Nutzen Sie unsere praktische Checkliste zur Planung einer erfolgreichen Unternehmensreorganisation.

Unsere Checkliste basiert auf den sieben entscheidenden Schritten einer effektiven Reorganisation. Sie hilft Ihnen dabei, den Prozess strukturiert und zielgerichtet anzugehen und wichtige Fragen im Blick zu behalten.

Checkliste Reorganisation

Reorganisation Checkliste: Jetzt kostenfrei runterladen

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Mit dem Absenden dieses Formulars bestätigen Sie, dass Sie unsere Datenschutzbestimmungen akzeptieren und erklären sich damit einverstanden, dass wir Ihre Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme nutzen. Genaue Angaben zur Speicherung, Aufbewahrung und Verwendung Ihrer Daten finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.

Reorganisation Unternehmen Beispiele:
Zwei Beispiele für erfolgreiche Reorganisationsprojekte im Kundenservice

In diesem Abschnitt teilen wir zwei Beispiele aus unserem Beratungsalltag.
Due Diligence

Kundenservice-Reorganisation: Vom Cost-Center zum Profit-Center

In einem unserer Beratungsprojekte unterstützten wir ein Unternehmen dabei, seinen Kundenservice vom Cost-Center zum Profit-Center umzugestalten. Das Hauptziel bestand darin, sich für eine Due Diligence und den Exit ideal aufzustellen.

Hierfür haben wir gemeinsam mit dem Unternehmen eine gründliche IST-Analyse durchgeführt, um die aktuellen Prozesse zu verstehen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Basierend auf diesen Erkenntnissen konnten wir im Anschluss notwendige Prozessoptimierungen und strukturelle Anpassungen vornehmen, um das Ziel einer profitablen Kundenservice-Abteilung zu erreichen.

Reorganisation Zukunft

Reorganisation der Organisationsstruktur:
für einen Kundenservice der Zukunft

Ein Unternehmen, das seit 15 Jahren auf die gleiche Weise arbeitete, wurde von uns unterstützt, neue Technologien einzusetzen und künftig ein Qualitätsmanagement einzuführen. In enger Zusammenarbeit durften wir die Organisationsstruktur neu gestalten, um zukünftiges Wachstum und den Einsatz neuer Technologien möglich zu machen. Dabei wurden neue Positionen wie einen Qualitäts-Manager und Business-Analyst geschaffen, um die unternehmensseitigen Anforderungen des Services der Zukunft zu erfüllen. Zusätzlich haben wir das Unternehmen dabei unterstützt, sich im Outsourcingbereich neu aufzustellen und einen Partner evaluiert, welcher optimal zu der ausgerufenen Zukunftsstrategie passt. Integriert wurde ein neuer BPO-Dienstleister, der eine höhere Kompetenz im Bereich KI und Chatbot vorweisen konnte.

Jetzt Zusammenarbeit starten

Sie sind auf der Suche nach einem strategischen Partner, Berater und Experten, der Ihren Reorganisationsprozess plant, steuert und in der Umsetzung begleitet? Sprechen Sie uns an und informieren Sie sich über unser Angebot: Reorganisation im Unternehmen.

Was sind mögliche Risiken und Herausforderungen bei einer Reorganisation?

Jede Veränderung – so auch eine Reorganisation – kann Risiken und Herausforderungen mit sich bringen. Hier ist es wichtig, diese potenziellen Hürden zu kennen und ihnen frühzeitig und proaktiv zu begegnen.

Folgende Risiken und Herausforderungen bestehen:

  • Vertrauensverlust in das Top-Management: Wenn das Management nicht offen kommuniziert oder die Bedenken der Mitarbeiter nicht ernst nimmt, kann das Vertrauen in die Führungsebene geschwächt und die Reorganisation gefährdet werden.
 
  • Fehlendes Engagement der Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter nicht frühzeitig und transparent über geplante Veränderungen informiert werden, wird das aller Voraussicht nach ihre Motivation für den Reorganisationsprozess beeinträchtigen. Diejenigen, die die Veränderungen später umsetzen sollen, müssen diese akzeptieren und unterstützen. Daher ist es wichtig, sie aktiv in den Prozess einzubeziehen.
 
  • Unsicherheiten und Missverständnisse: Mitarbeiter verdienen Klarheit darüber, was auf sie zukommt. Eine unklare oder unzureichende Kommunikation wird zu Missverständnissen, Unsicherheiten und Gerüchten führen, was wiederum die Bereitschaft zur Kooperation verringern wird.
 
  • Widerstand und Konflikte: Wenn Mitarbeiter sich gegen die geplanten Veränderungen sperren, wird das die Reorganisation erschweren. Auch kann es im Reorga-Prozess zu Spannungen und Konflikten zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder Mitarbeitern kommen. Werden diese nicht gelöst, Kompromisse gefunden und Einigkeit erzielt, gerät die Umsetzung der Reorganisation in Gefahr. Auch hier ist geschickte Kommunikation und Mediationsfähigkeit gefragt!
 
  • Ressourcenknappheit: Eine Reorganisation erfordert Zeit, Geld und (Wo)Manpower. Wenn Ressourcen nicht ausreichend zur Verfügung stehen oder nicht effizient eingesetzt werden, kann das den gesamten Prozess verlangsamen oder die Reorganisation komplett zum Stillstand bringen.
 
  • Mangelnde Detailgenauigkeit in der IST-Analyse und Designphase: Eine ungenaue Analyse der aktuellen Situation und eine oberflächliche Planung können im späteren Reorganisationsprozess zu Problemen führen (Schwachstellen im Unternehmen werden nicht erkannt, wichtige Details übersehen). Deshalb ist es hier besonders wichtig, diese Schritte gründlich und fachmännisch durchzuführen, um alle wichtigen Aspekte auch wirklich zu berücksichtigen.
 
  • Das Fehlen eines starken Führungsteams im Reorganisationsprozess: Ein effektives Führungsteam, das visionär ist und eine positive Führungskultur fördert, trägt maßgeblich zum Erfolg einer Reorganisation bei. Es sollte aus fähigen Personen bestehen, die das Vertrauen der Mitarbeiter innehaben und sie durch den Wandel leiten.

„Eine erfolgreiche Reorganisation erfordert ein starkes Führungsteam, das den Change-Prozess aktiv leitet, das Vertrauen der Mitarbeiter hält und den Change vorantreibt. Dieses Team bildet den inneren Kreis des Vertrauens und besteht aus fähigen 'Wölfen', die den Wandel entschlossen verfolgen.”

Wie sind Change Management, Transformation und Reorganisation zu verbinden?

Während einer Reorganisation kann es notwendig sein, nicht nur strukturelle oder prozessuale Änderungen anzustreben, sondern auch Veränderungen auf kultureller Ebene zu fördern. Hier ist die geschickte Verbindung von Change Management, Transformation und Reorganisation gefragt, um eine umfassendere Betrachtung und Organisation von Veränderungen möglich zu machen. Zum Beispiel hilft eine Integration neuer Werte und Normen dabei, den Wandel und Reorganisationsprozess ganzheitlich zu gestalten und die interne Dynamik sowie das Verhalten der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen.
House of Change
Das „House of Change" im Reorganisationsprozess anwenden
Die Arbeit mit Tools wie beispielsweise dem „House of Change“ erleichtert das Verständnis und unterstützt die Kommunikation in den verschiedenen Phasen der Veränderung. Es fördert eine menschenzentrierte Transformation und hilft dabei, Herausforderungen und Widerstände leichter zu bewältigen.

Nutzen Sie die Gestaltungschancen, die Ihnen eine Reorganisation eröffnet und beziehen Sie den Faktor Mensch gekonnt ein!
Bedenken Sie: Die beste Planung und Umsetzung wird fehlschlagen, wenn Mitarbeiter nicht vollständig abgeholt und einbezogen werden.

Wie misst man den Erfolg einer Reorganisation?

Der Erfolg einer Reorganisation wird in der Reflexionsphase / im Review und auf Basis der zuvor definierten Ziele bewertet. Dabei wird Folgendes überprüft:

Ein Beispiel aus der Praxis: Das Ziel lautet, die Kundenzufriedenheit zu steigern. In diesem Fall überprüfen wir, ob dies infolge der Reorganisation tatsächlich erreicht werden konnte. Gibt es beispielsweise nun neue Touchpoints, die zur angestrebten Steigerung beitragen? 

Um die Reorganisation klar zu erfassen und zu bewerten, werden im besten Fall Key Performance Indicators (KPIs) aus den Zielen abgeleitet und SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) definiert.

Reorganisation Erfolgsmessung

Fazit: Bitte keine Reorganisation ohne klare Strategie!

Unternehmen sollten VOR einer Reorganisation sehr intensiv prüfen, welche Ziele sie nachhaltig mit dieser erreicht wollen und inwiefern diese so gestaltet werden, dass sie zu einer gesamtheitlich positiven Unternehmensentwicklung beitragen. Gut gemeint ist eben nicht immer gut gemacht.

Es reicht nicht aus, einfach auf einen Hype aufzuspringen und die Organisation radikal zu verändern, ohne eine klare Strategie zu haben. Das halte ich für nicht weitsichtig genug.

Stattdessen sollten sich Unternehmen Zeit nehmen, um die Reorganisationsziele, die Entwicklung sowie den gesamten Prozess mit Experten zu durchdenken und begleiten zu lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Reorganisation zielgerichtet, fokussiert und mit der nötigen Geduld, aber auch Präzision umgesetzt wird.

Interessiert und bereit für einen Austausch?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie sich über Themen wie Reorganisation der Kundendienstorganisation und die Optimierung Ihres Kundenservices austauschen möchten.

Wir stehen Ihnen zur Verfügung und beraten Sie gerne.

Ihr Karsten Kleiner