Reorganisation im Unternehmen Leitfaden
Von Zeit zu Zeit stehen Organisationen vor der Herausforderung, Veränderungen anzustoßen. Sei es, um mit
Executive Interim Management
Unabdingbar oder nur teure Zeitarbeit?
Inmitten einer Geschäftswelt, die von Unstetigkeit geprägt ist und in der Anpassungsfähigkeit zunehmend an Bedeutung gewinnt, rückt eine Figur ins Blickfeld: der „Executive Interim Manager“.
Als Manager auf Zeit, die selbst in zahlreichen Unternehmen diese Position innehatten, möchten wir unsere Einblicke und Erfahrungen teilen. In diesem Blogartikel verknüpfen wir unser Know-how mit persönlichen Perspektiven, Tipps und Beispielen, um aufzuschlüsseln, wie der Executive Interim Manager zum agilen Partner wird. Damit möchten wir Organisationen unterstützen, die Expertise eines Executive Interim Managers geschickt einzusetzen, um nicht nur kurzfristige Engpässe zu überbrücken, sondern einen strategischen Schachzug zu vollziehen, der zur nachhaltigen Weiterentwicklung und Transformation des Unternehmens beitragen kann.
Wir sind uns sicher: diese hoch qualifizierten Führungskräfte entfalten ihr volles Potenzial besonders dann, wenn ihnen weit mehr als der bloße Auftrag erteilt wird, eine Managementlücke zu schließen. Bereit für einen Rundumblick?
Inhaltsübersicht:
- Was ist ein „Executive Interim Manager“ und wofür steht das Executive?
- Wann ist der Einsatz eines Executive Interim Managers sinnvoll und welche Gründe sprechen für einen Interims-Einsatz?
- Was sind typische Verantwortungsbereiche und Aufgaben eines Executive Interim Managers?
- Welche Mehrwerte entstehen bei vermeintlich hohen Kosten für einen Executive Interim Manager?
- Wie finden Unternehmen einen geeigneten Executive Interim Manager? Worauf ist zu achten? (mit Checkliste)
- Gibt es Risiken bei der Auswahl von Führungskräften auf Zeit?
- Reibungsloser Ablauf eines Interims-Mandats: Praxisnahe Tipps für einen effektiven Einsatz
- Wichtiges Fundament der Zusammenarbeit: effektives Briefing des Executive Interim Managers (inkl. Vorlage)
- Die Übergangsphase für das Ausscheiden des Executive Interim Manager gestalten
Was ist ein „Executive Interim Manager“ und wofür steht das Executive?
Beginnen wir mit einer kurzen Einführung: Ein Executive Interim Manager ist eine erfahrene Führungskraft, die für eine begrenzte Zeit in Unternehmen zum Einsatz kommt, um anspruchsvolle Managementaufgaben zu übernehmen. Das Wort „Executive“ verweist dabei auf die leitende Rolle, in der ein Manager auf Zeit tätig wird. Das heißt, dieser übernimmt nicht nur operative Aufgaben, sondern trägt auch strategische Verantwortung.
Ein Executive Interim Manager bringt sowohl tiefgreifendes Fachwissen als auch umfassende Erfahrung in der Leitung von Unternehmen, Abteilungen und Projekten mit. Seine Hauptaufgabe besteht darin, das Unternehmen oder eine Abteilung in einer bestimmten Phase oder bei einem speziellen Projekt zu steuern und weiterzuentwickeln.
Was sind die wesentlichen Elemente von Executive Interim Management?
Mit einem Executive Interim Mandat werden Fach- und Top-Manager mit entsprechender Expertise temporär ins Unternehmen berufen. Ein besonders attraktiver Aspekt dieses Ansatzes besteht darin, langwierige Rekrutierungsprozesse zu umgehen: Die mühsame Suche nach geeigneten Kandidaten, Kündigungsfristen und Einarbeitungszeiten entfällt oder kann effektiv temporär überbrückt werden, wenn sich die Suche in die Länge zieht.
Stattdessen kann das Unternehmen auf einen erfahrenen Executive Interim Manager vertrauen: Dieser ist sofort einsatzbereit, fachlich versiert und in der Lage, komplexe Projekte unverzüglich und wirkungsvoll anzugehen. Überdies wird er die ihm speziell übertragenen Aufgaben in die nachhaltige Umsetzung bringen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die prägenden Merkmale eines Executive Interim Managers:
1. Flexibilität
Die Flexibilität des Executive Interim Managers rechtfertigt die höheren Aufwände für seinen Einsatz. Er bringt seine Expertise von heute auf morgen ein, erfüllt fokussiert den Auftrag und wird das Unternehmen innerhalb einer ebenso überschaubaren Zeitspanne wieder verlassen.
2. Schnelle Verfügbarkeit
Die rasche Integration eines erstklassigen Managers innerhalb kürzester Zeit ist ein entscheidender Vorteil des Executive Interim Managements. Unternehmen gewinnen einen agilen und verlässlichen Partner, der prompt und zielgerichtet auf spezifische Herausforderungen eingehen kann.
3. Ausführung expliziter Aufträge
Idealerweise wird der Executive Interim Manager nicht nur eingesetzt, um kurzfristige Managementlücken zu schließen, sondern ist darauf ausgerichtet, spezifische Aufträge zu erfüllen. Ein Beispiel, das hier angeführt werden kann, ist eine bevorstehende Reorganisation, die erfolgreich und nachhaltig durchzusetzen bzw. als leitendes Organ bis zum Erfolg zu verantworten ist.
Was ist der Unterschied zwischen einem Executive Interim Manager und einem Unternehmensberater?
Die entscheidende Nuance zwischen einem Executive Interim Manager und einem Unternehmensberater zeigt sich darin, wie diese im Unternehmen eingesetzt werden:
- Der Executive Interim Manager wird für einen begrenzten Zeitraum beauftragt, um spezielle Führungsaufgaben zu übernehmen oder ein bestimmtes Projekt voranzutreiben.
- Im Gegensatz dazu bietet der Unternehmensberater in der Regel ein breiteres Portfolio an. Er berät strategisch, kann aber auch aktiv im Interim Management arbeiten, Fachkenntnisse ins Unternehmen einbringen, als Mitglied an Projekten teilnehmen oder umfassende Analysen von Zahlen, Daten und Fakten durchführen.
„Unternehmensberater“ ist deshalb als ein Oberbegriff zu verstehen, der auch das Themenfeld des Interim-Managements umfassen kann.
Wann ist der Einsatz eines Executive Interim Managers sinnvoll und welche Gründe sprechen für einen Interims-Einsatz?
Wenn ein Unternehmen besonders kurzfristig eine qualifizierte Fachkraft benötigt – etwa für die schnelle Besetzung einer vakanten Leitungsfunktion – ist ein Executive Interim Manager die Antwort. Im Vergleich zu zeitaufwendigen Rekrutierungsprozessen bietet er eine rasche Lösung, besonders in Situationen, in denen Zeit entscheidend und Stillstand zu vermeiden ist.
Der Einsatz eines Executive Interim Managers eignet sich hervorragend für spezifische Projekte, in denen temporär besondere Fähigkeiten gefragt sind. In Krisensituationen, während Veränderungsprozessen oder bei besonderen Herausforderungen agiert der Executive Interim Manager als wertvoller Akteur, der nicht nur kurzfristige Lösungen herbeiführt, sondern auch langfristiges Know-how ins Unternehmen bringt und interne Ressourcen entlastet.
Die wahre Wertschöpfung eines Executive Interim Managers offenbart sich nicht über seinen Preis, sondern vor allem über seine weitreichende Erfahrung, die er einbringt.
Kann Interim Management in jeder Branche gleichermaßen erfolgreich sein oder gibt es spezifische Branchen oder Unternehmensgrößen, für die sich Interim Management weniger eignet?
Per se besteht für fast jede Branche die Möglichkeit, einen geeigneten Executive Interim Manager zu finden. Die entscheidende Frage dabei ist, welche spezifischen Fähigkeiten und Expertisen gesucht werden. Es gibt Manager für Controlling, Human Resources, strategischen Einkauf und verschiedene andere Fachbereiche wie den Kundenservice sowie Customer Experience, auf welchen wir uns als Karsten Kleiner Consulting GmbH konzentriert haben.
Die Entscheidung, einen Executive Interim Manager einzusetzen, hängt am Ende auch vom verfügbaren Budget für diesen sowie einer Kosten-Nutzen-Abwägung ab. Insbesondere kleinere Start-ups könnten im Zuge der Kostenüberlegungen auf Herausforderungen stoßen.
Was sind typische Verantwortungsbereiche und Aufgaben eines Executive Interim Managers?
In erster Linie werden die Verantwortungsbereiche eines Executive Interim Managers durch den Kunden festgelegt. In der Regel handelt es sich um Leitungsaufgaben, wie Bereichsleitung, Abteilungsleitung oder Geschäftsbereichsleitung. Diese beinhalten Führungsaufgaben und spezifische Verantwortlichkeiten, die die Leitung von nationalen oder internationalen Teams umfassen können.
Typische Aufgaben sind zum Beispiel die Übernahme des operativen Managements, die Optimierung von betrieblichen Abläufen und Prozessen, die Leitung spezifischer Projekte oder die Bereitstellung von Fachkenntnissen und Branchenexpertise.
Zwei Beispiele und Erfolgsgeschichten interimistischer Einsätze:
Vertretung einer Leitungsfunktion im Bereich Customer Operation
Ein Unternehmen aus der Fashion Branche beauftragte die Karsten Kleiner Consulting GmbH im vergangenen Jahr, die interimistische Leitung des Kundenservice zu übernehmen, um die durch den Mutterschutz ausfallende Leitung zu vertreten. In den Briefings wurde deutlich definiert, welche Aufgaben, Herausforderungen, Berichtslinien und Direktreports zugrunde lagen. Anschließend erfolgte ein umfassender Austausch mit den einzelnen Abteilungen, um die Zielsetzungen zu klären und die aktuellen operativen Themen nachzuvollziehen. So gelang innerhalb kürzester Zeit das nahtlose Einfinden in die Führungsrolle. Die sich entwickelnden Chancen und Optimierungspotenziale wurden systematisch auf die C-Level-Ebene kommuniziert und in operativer Managementfunktion umgesetzt. Im Ergebnis führte der Interim-Einsatz und der damit einhergehende 360 Grad Blick in die Organisation zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess innerhalb des Kundenservices.
Interim Manager im Bereich Restrukturierung – Expertise und Lösung von Herausforderungen in der Kundenserviceorganisation
Ein Kunde der Karsten Kleiner Consulting GmbH stand vor der Herausforderung, die Kundenserviceorganisation im Bestandskundenbereich signifikant ausbauen zu wollen. Für diesen umfangreichen Ausbau war eine neue Organisationsstruktur erforderlich. In enger Abstimmung mit den vom Kunden vorgegebenen Zielen evaluierten wir verschiedene Szenarien für die neue Struktur. Nach der Freigabe wurden Stellenprofile erstellt, Prozesse definiert und die Umsetzung in der neuen Organisationsstruktur geplant. Es wurden ein zielgerichtetes Organigramm und klare Businessprozesse konzipiert sowie eine zeitliche Planung erstellt. Die Umsetzung erfolgte sowohl in externer Unterstützung als auch mithilfe interner Ressourcen.
Welche Mehrwerte entstehen bei vermeintlich hohen Kosten für einen Executive Interim Manager?
Der klare Mehrwert eines Executive Interim Managers besteht darin, sofort auf einen Experten zurückgreifen zu können, der das Unternehmen unmittelbar voranbringt und spezifische Expertise einbringt.
Die Diskrepanz zwischen den Kosten für einen Executive Interim Manager und dem erwarteten Nutzen für das Unternehmen wird durch die unmittelbare Wirkung und die fokussierte Expertise gerechtfertigt.
Ein Interim Manager konzentriert sich zu 100 % auf die Zielsetzungen des Kunden, ohne von politischen Nebenschauplätzen im Unternehmen abgelenkt zu werden. Dieser externe, neutrale Blick verhindert Betriebsblindheit und ermöglicht frische Perspektiven und neue Lösungsansätze. Ein klarer Zusatznutzen für das Unternehmen.
Die 360°-Perspektive des Executive Interim Managers ermöglicht es ihm, sämtliche Aspekte des Unternehmens zu betrachten. Dadurch kann er effektive und zielgerichtete Maßnahmen ergreifen, um gezielt auf die Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens zu reagieren.
Wie finden Unternehmen einen geeigneten Executive Interim Manager? Worauf ist zu achten? (mit Checkliste)
Sie stehen vor der Suche nach einem Executive Interim Manager, der echten Mehrwert für Ihr Unternehmen erreicht? Hier sind entscheidende Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, um einen strategischen Partner zu finden, der Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt:
- Passgenaue Expertise: Erfüllt der Executive Interim Manager genau die Anforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens?
- Präzise Ziele: Sind die Aufgaben und Ziele des Executive Interim Managers klar definiert, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten?
- Erfolgsbilanz als Referenz: Kann der Executive Interim Manager nachweisbare Erfolge und praxiserprobte Fähigkeiten in vergleichbaren Projekten vorweisen?
- Ganzheitlicher Blick: Bringt der Executive Interim Manager einen umfassenden Blick mit, um potenzielle Herausforderungen und Chancen zu erkennen?
- Langjährige Erfahrung: Verfügt der Executive Interim Manager über langjährige Erfahrung, um nicht nur kurzfristige Optimierungen, sondern auch eine nachhaltige Stärkung Ihres Unternehmens zu gewährleisten?
- Kommunikations- und Führungskompetenzen: Wie sind die Kommunikations- und Führungsfähigkeiten des Executive Interim Managers zu bewerten? Ist er in der Lage, Ihre Teams zu leiten und effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren?
Die Erfahrung eines Executive Interim Managers ist das A und O. Diese ist von unschätzbarem Wert. Ein Executive Interim Manager mit langjähriger Erfahrung und tiefer Expertise kann nicht nur gezielt auf spezifische Herausforderungen wie Restrukturierungen oder die Weiterentwicklung von Teams eingehen, sondern berücksichtigt dabei auch einen umfassenden Blick auf das gesamte Unternehmensgeschehen.
„Wenn ich einen Job in 30 Minuten mache, dann deshalb, weil ich 10 Jahre damit verbracht habe, zu lernen, ihn in 30 Minuten zu machen. Sie bezahlen also für die Jahre, nicht für die Minuten.“
Gibt es Risiken bei der Auswahl von Führungskräften auf Zeit?
Das größte Risiko besteht darin, dass das Unternehmen seine Ziele nicht eindeutig genug formuliert. Infolgedessen kann es sein, dass ein Executive Interim Manager ins Unternehmen geholt wird, der zu geringe oder unpassende Expertise mitbringt.
Ein weiteres potenzielles Risiko ist, dass sich Unternehmen zu stark von den Kosten leiten lassen. Es mag verlockend erscheinen, sich für einen scheinbar günstigeren Kandidaten zu entscheiden und dabei bis zu 30 % einzusparen. Allerdings besteht hier die Gefahr, dass dies auf Kosten der Qualität geht.
Die Flexibilität, die ein Executive Interim Manager bietet, kann in harmonischer Koexistenz zur Kontinuität stehen und hängt von der Expertise des Managers ab, der diese durch seine Erfahrung absichern sollte.
Die Karsten Kleiner Consulting GmbH betrachtet es beispielsweise als eine berufsethische Verpflichtung sicherzustellen, dass unsere Kunden auch ohne unsere interimistische Expertise ihre operative Leistungsfähigkeit beibehalten und das Unternehmen seinen strategischen Weg ohne Lücken und Geschwindigkeitsverlust weiterverfolgen kann.
Um dieses Ziel zu erreichen, achten wir penibel darauf, die im Unternehmen erarbeiteten Prozesse, sei es durch Dokumentation oder Videoaufzeichnungen, nachvollziehbar festzuhalten. Besonders empfehlenswert ist in unseren Augen ein Sparring mit einem nachfolgenden Kandidaten, um das Wissen im Unternehmen fest zu verankern.
Reibungsloser Ablauf eines Interims-Mandats: Praxisnahe Tipps für einen effektiven Einsatz
Ein Interims-Mandat verläuft umso reibungsloser, je klarer die Zielsetzung seitens des Kunden definiert wird. Im Vorfeld ist es wichtig, dass der Kunde den Aufgabenbereich, die Erwartungshaltung und die konkreten Ziele präzise absteckt und unmissverständlich formuliert.
Ein exakt definiertes Ziel erleichtert es dem Executive Interim Manager, sich zu fokussieren und dieses effektiv zu erreichen.
Ein weiterer, oft unterschätzter, aber essenzieller Aspekt ist die transparente Kommunikation innerhalb der Organisation. Es ist ratsam, das Team frühzeitig über den Executive Interim Manager und dessen Einsatz zu informieren. Klare Kommunikation schafft Verständnis und reduziert Unsicherheiten. Empfehlenswert ist hier eine interne Mitteilung seitens des Unternehmens, in der der Executive Interim Manager und seine Zielsetzung vorgestellt werden. Auf diese Weise wird Akzeptanz im Team hergestellt, Unsicherheiten abgebaut und die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit gelegt.
Die Mitteilung kann beispielsweise wie folgt gestaltet sein:
Beispiel für eine interne Mitteilung:
„Wir begrüßen [Name des Executive Interim Managers], der in den nächsten [Zeitraum] Monaten das Team im Kundenservice [Bereich] leiten wird. Seine Zielsetzung ist es, die Geschäftsführung maßgeblich dabei zu unterstützen, die strategische Ausrichtung des Kundenservice zu definieren. Des Weiteren wird er die operativen Prozesse analysieren und Optimierungspotenziale aufzeigen, die uns als Unternehmen leistungsfähiger machen und den entscheidenden Vorteil zum Wettbewerb bringen [konkrete Ziele benennen]. Wir bitten um Unterstützung und Kooperation, damit wir gemeinsam die gesteckten Ziele erreichen.“
Diese transparente Einführung schafft ein positives Bild, erleichtert die Integration des Executive Interim Managers in das Unternehmen und trägt in unseren Augen zum Erfolg des Mandats bei.
Wichtiges Fundament der Zusammenarbeit: effektives Briefing des Executive Interim Managers (inkl. Vorlage)
In einer genauen Aufgabenbeschreibung liegt der Grundstein für einen perfekten Fit zwischen Manager und Unternehmen. Ein detailliertes Briefing ist hier der Schlüssel zum Erfolg! Dabei gilt: Je präziser der Kunde brieft, desto besser kann der Executive Interim Manager fokussiert und unterstützend agieren. Klarheit über Ziele, Berichtsstrukturen und die Zusammenarbeit ermöglicht es dem Executive Interim Manager, gezielt und fokussiert den gewünschten Mehrwert zu schaffen.
Wir empfehlen unsere Briefingvorlage:
Briefing-Vorlage
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Wie lange laufen Interim-Projekte im Durchschnitt?
Die Dauer eines Interim-Projekts variiert und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Typischerweise erstrecken sich Interim-Projekte über einen Zeitraum von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten oder sogar Jahren, abhängig von der spezifischen Aufgabenstellung. Ein Interimsmandat kann als Ersatz für einen Mitarbeiter
(beispielsweise aufgrund von Mutterschaft) für einen begrenzten Zeitraum von ein oder zwei Jahren ausgelegt sein. In anderen Fällen, wie bei krankheitsbedingtem Ersatz, ist die Projektdauer möglicherweise auf vier, sechs oder acht Wochen begrenzt.
Während des Interimsprojekts kann sich auch der „Scope“ (Umfang) verändern. Ein flexibler Scope ermöglicht es, sich an aktuelle Unternehmensanforderungen und sich ändernde Umstände anzupassen. So kann es sein, dass ein Projekt, welches als temporäre Leitung einer Abteilung begann, sich im weiteren Verlauf zu spezifischen Teilprojektleitungsaufgaben oder sogar zur Neugestaltung der Organisationsstruktur weiterentwickelt.
Die Sorgfaltspflicht eines versierten Executive Interim Managers sollte gewährleisten, dass jeder Schritt und jede Entscheidung das klare Ziel verfolgt, nachhaltig positive Auswirkungen für das Unternehmen zu erzielen.
Ein weiteres herausragendes Merkmal besteht darin, dass der Manager stets im Sinne des Kunden handelt, flexibel auf individuelle Bedürfnisse eingeht und passende Lösungen für den optimalen Erfolg des Unternehmens verfolgt.
Die Übergangsphase für das Ausscheiden des Executive Interim Manager gestalten
Das Ende eines Interim-Mandats erfordert eine durchdachte und strukturierte Herangehensweise, um für das Unternehmen sicherzustellen, dass das Ausscheiden des Managers reibungslos verläuft. Nachhaltigkeit, effektive Wissensweitergabe und die Klärung zukünftiger Schritte sind in den Fokus zu rücken. Hier bieten wir eine Checkliste, um Unternehmen zu unterstützen.
- Nachfolgeregelung: Ist ein Nachfolger vorhanden? (Ja/Nein)
- Dauer der Übergabe: Wie lange begleitet der Interim Manager die Übernahme?
- Wissensdokumentation: Wie wird das Wissen im Unternehmen verankert? (Wiki, Prozesse, Präsentationen?)
- Verfügbarkeit für Nachbeauftragung: Steht der Interim Manager für eine mögliche Nachbeauftragung zur Verfügung?
- Klare Zielstellung: Sind Ziele und Empfehlungen für die Zeit nach dem Ausscheiden festgehalten?
Ein wahrhaft erstklassiger Executive Interim Manager zeichnet sich dadurch aus, dass das Unternehmen die eingeleiteten Prozesse auch nach seinem Ausscheiden nachhaltig, kontinuierlich und eigenständig fortführen kann.
Fazit: Interim Mandate lohnen sich!
Nach unserer Erfahrung und festen Überzeugung ist der Einsatz eines Interim Managers in den aufgezeigten Bedarfsfällen wirklich sinnvoll. Das Ganze ist mehr als nur teure Zeitarbeit – es ist eine kluge Investition.
Entscheidend hierbei ist, klare Ziele zu definieren und zu regeln, wie das mitgebrachte Wissen des Managers langfristig als Mehrwert im Unternehmen verankert werden kann.
Egal, ob es um das Zusammenkommen oder Auseinandergehen geht: klare Absprachen machen den Einsatz von Executive Interim Managern zu einem echten Gewinn für jedes Unternehmen. Mit ihrer Expertise und Flexibilität bringen sie einen nachhaltigen Mehrwert, der die Unternehmensziele effektiv unterstützen wird.
Interessiert und bereit für einen Austausch?
Sprechen Sie uns an, wenn Sie sich über einen Interim-Einsatz austauschen möchten.
Wir stehen Ihnen zur Verfügung und beraten Sie gerne.
Ihr Karsten Kleiner